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Compte-rendu Com Com : réunion de septembre 2014

Communication

Présents :

Emilie (Olivia)

Etienne (Camille)

Miguel (Pénélope)

François (Maxime)

Mathilde (Adan)

Ordre du jour : Prévoir les tâches à mener sur l’année

1- Mise en place de TRELLO

Etienne propose d’utiliser un outil de planification (TRELLO) pour se répartir les tâches et suivre leur avancement au sein de la commission.

2- Mise à jour du trombinoscope

Il s’agit dans un premier temps de faire évoluer le trombi-bateau pour faciliter sa mise à jour annuelle. Miguel propose de coller des caches par-dessus les hublots existants pour faciliter l’insertion de nouvelles photos. Un atelier carton/découpage est prévu le 22 octobre.

Dans un second temps, il faut collecter les photos des familles et des nouveaux salariés (Emmanuelle, Aida). A ce jour, il manque une dizaine de photo. Emilie s’occupe de faire une relance par mail aux parents concernés, avec pour objectif de récupérer toutes les photos pour mi-octobre.

Objectif : mise à jour du trombinoscope pour fin octobre

3- Rédaction de la gazette de la crèche

La gazette est un outil de communication interne entre parents mais aussi entre parents et salariés. Cette gazette prendrait la forme d’un feuillet de 4 pages, et paraîtrait chaque trimestre (décembre, mars, juin).

Nous réfléchissons aux rubriques qui pourraient intéresser nos futurs lecteurs, Emilie se charge d’échanger avec les salariés pour entendre leurs suggestions. Nous avons déjà retenu les rubriques suivantes :

Portrait de salarié
Calendrier (en lien avec la com’fête)
Mouvements RH (en lien avec com’ RH)
Quoi de neuf dans les com’ (en lien avec toutes les com’)
La recette du chef (avec Vincent le cuisinier)
Brève de bavoir (illustration par Miguel) -> nécessite un retour des salariés
Le coin lecture (livre pour enfants et chronique livres parentalité)
Bonnes pratiques (dépose-minute, piscine à balles, fermeture des portes…)
Violaine offre ses talents de graphiste pour mettre en place une maquette sur le logiciel IN DESIGN. Mathilde se charge de proposer un chemin de fer (calibrage des articles et définition des rubriques).

Miguel propose de réaliser les illustrations. Emilie et Mathilde s’occupent de la collecte des informations et de la rédaction.

Objectif : publication avant Noël

4- Maintenance du site web

Etienne propose d’évaluer le transfert du site existant de la technologie Joomla vers WordPress, ce système de gestion de contenu étant le plus répandu et sûrement plus pérenne dans le temps. L’objectif étant de conserver la simplicité de mise à jour et d’apporter de nouvelles fonctionnalités.

François propose de réaliser un guide d’utilisation du site.

En parallèle, Miguel propose de créer un nouveau logo et une nouvelle identité visuelle qui pourrait se décliner pour les différents supports de communication de la crèche (livret d’accueil, banderole vide-grenier…).

Objectif : lancement du nouveau site d’ici le printemps 2015.

5- Organisation du vide-grenier

Cet événement d’ouverture de la crèche sur le quartier est à organiser au printemps (avril). Nous commencerons à faire les démarches nécessaires en janvier (autorisation mairie, police administrative).

Objectif : organiser le vide-grenier en avril

6- Cadeau de départ pour les grands en fin d’année

L’idée de la boite à gouter est à reprendre cette année pour offrir un cadeau de départ aux grands de la crèche.

Objectif : boites prêtes pour juin 2015.

Prochaine réunion : mercredi 22 octobre à 20h30

Compte Rendu de la réunion associative du 18 septembre 2014

Général

Personnes présentes :

Le directeur de la crèche : Mathieu Maufoux ;

Le président de la crèche : Vincent  Simion;

Parents : Voir feuille d’émargement.

ORDRE DU JOUR :

  1. Présentation de l’association et des personnes présentes à la réunion

  2. Point RH

  3. Établissement du planning de l’année 2014-2015

  4. Établissement des commissions

I- Présentation des personnes présentes et de l’association

Cette réunion étant la première de l’année scolaire 2014-2015, elle a permis aux nouveaux et anciens adhérents de l’association de se présenter, lors d’un tour de table rapide.

Mathieu a présenté l’association, son fonctionnement ainsi que ses salariés. Il a aussi présenté de façon succincte les finances de l’association qui seront abordées lors de la prochaine réunion associative. Vous trouverez l’ensemble de sa présentation dans les fichiers joints, les documents financiers étant déjà en possession des parents.

Mathieu a par ailleurs rappelé aux nouveaux membres adhérents qu’ils doivent régler leur cotisation annuelle de 15 euros par famille. Les anciens membres, quant à eux, renouvelleront leur adhésion en janvier 2015.

Enfin, Mathieu est revenu sur la mise en place de la badgeuse, (demande de la Caf mais aussi connaissance du taux réel de remplissage). L’utilisation de la badgeuse n’impactera pas les frais de chaque famille.

Notre président est revenu sur l’importance des permanences.

II- Point RH

Mathieu a récapitulé les différents mouvements de salariés qui auront lieu aux mois prochains. Cf. CR du CA de septembre 2014.

Après quelques entretiens réalisés par Caroline (membre du CA) et Mathieu (directeur de la crèche), Aïda a été choisie pour remplacer Hanine.

III- Établissement du planning de l’année 2014-2015

Une validation du doodle (choix de la journée incendie) soumis aux parents avant cette réunion a eu lieu. La date retenue est celle du vendredi 31 Octobre 2014. ce jour là, la crèche n’accueillera pas les enfants.

Toutes les dates de fermetures de la crèche ont été votées à main levée. Résultats des votes :

– Vacances de Pâques, du 20 au 24 Avril 2015 /

Votants 28 : vote pour 15, vote autre date 10, abstention 3.

– Jours fériés pour les ponts, 10 novembre, 15 mai, 13 juillet 2015

Votants 28 : vote pour 18, vote autre date 6, abstention 4.

Les congés d’été sont établis du 27 juillet au 24 août 2015.

NB : Mathieu a rappelé que les familles ont droit à 7 semaines de congés dont 6 sont déjà posées. Mathieu communiquera à chaque famille le nombre de jours à poser en 2014 et 2015 (5 au total pour un temps plein).

VI- Établissement des commissions

Les commissions ont été définies comme suit (prénom enfants) :

Cuisine : Ines, Lucia, Noé, Rose & Salomé

Finance : Andréa, Elisa, Gaïa

Communication : Adan, Camille, Olivia, Penelope & Maxime

Ressources Humaines : Hanaé, Milo, Romain, Lou& Manech, Gabin

Aménagement : Jeanne, Marius, Ninon

Fête : Gabriel, Nina, Tom, Laura & Hermes

Fonctionnement associatif : Basile, Julie, Chloé, Méloé & Liam

NB : Les listes de mails ont été mises à jour.