La réunion de CA s’est déroulée le jeudi 8 juin au soir. Le plan du compte rendu de réunion sera calqué sur les différents points abordés dans l’ordre du jour et précédé d’une fiche de synthèse diffusée également aux salariés via un affichage.

 

Personnes membres du CA présentes :

• – Etienne (Joséphine)
• – Laurent (Gabin)
• – Valérie (Malo)
• – Sophie (Iris)
• – Pauline (Léomée et Piola)
• – Olivia (Ilya)
• – Gaelle (Katell)
• – Yvan (Ysée)

Invités :

• – Nathalie (Gaspard)
• – Gabriela (Elaïa)
• – Magali (Juliette)
• – Perrine (Romain)
• – Andrea (Eliot)
• – Mathieu : directeur

Synthèse : L’essentiel à lire… CA du 8/06/2017.

Principales informations eues au cours de ce CA :

 Les RH sont toujours tendues ces jours-ci : absences de Lamia, Rivelina, Aminata, Aïda, Mélodie.

 On s’organise pour la rentrée, qui verra le retour de Carine et le potentiel départ de Jennifer. Il faudra remplacer Aminata, et pérenniser le poste d’Aïda.

 Cuisine : changement de l’étuve à prévoir

 La crèche va accueillir cet été une nouvelle structure de jeux (en bois) – don de la Halte garderie Polygone qui ferme ses portes – et une nouvelle cabane de jardin (plus grande).

Le prochain CA se tiendra le 4 juillet 2017.

1 – Ressources Humaines:

Actualités RH :

Les RH sont toujours tendues ces jours-ci. Surtout si Aminata est à nouveau absente.

• – Lamia est absente jusqu’au 7 juillet. Elle est remplacée par Adèle jusqu’au 21 Juin (qui pourra peut- être être un joker pour d’autres remplacements à venir?).
• – Rivelina est arrêtée jusqu’au 30 juin.
• – Mélodie est en examen la semaine du 5 juin.
• – Aïda sera de retour peut-être jeudi 15 juin. Elle remplacera Rivelina jusqu’au 30 juin, Khaira étant disponible jusque fin juin.

Prévisions RH pour la rentrée :

• – Carine revient en août.
• – Jennifer termine son contrat fin juillet, puis devrait changer de structure.
• – Emmanuelle a le concours de fonctionnaire territorial, elle cherche donc un poste en collectivité pour valider son concours.
• – Il faut recruter la/le remplaçant(e) d’Aminata pour septembre.
• – C’est la fin des emplois d’avenir, il reste donc des CAE : la crèche prévoit de recruter 2 emplois aidés sur le poste d’aide éducateur à Tribord en septembre (2 x 20h)
• – Aïda est toujours intéressée pour travailler à la crèche : il faut donc pérenniser son poste.

2 – Finances :

Le thermostat de l’étuve a sauté. La question se pose de savoir si on change le thermostat ou l’;étuve.

Le thermostat ayant déjà été changé +/- 10 fois, on propose d’acheter une nouvelle étuve (budget : environ 2000 €). Valérie se charge de demander des conseils à Rafael, qui doit s&’y connaître, et fait une petite étude de marché.

NB : besoin d’une étuve humide, 4 étages, 65 degrés.

3 – Mobilier – cour :

– la Halte Garderie Polygone ferme ses portes et nous propose de récupérer une structure de jeux extérieure. Elle pourrait être installée dans la cour contre les baies vitrées côté Bâbord. Il faut vérifier les dimensions, qu’elle passe bien entre les 2 portes, et trouver des volontaires pour la récupérer la 3ème semaine de juillet (NB : la structure est démontable).

– la Mairie va installer une grande cabane de jardin cet été dans la cour de la crèche.

4 – Commissions :

• – il existe 7 commissions cette année
• – il y aura 34 ou 35 familles l’année prochaine
• – Se pose la question de la pertinence de garder la commission finances : débat et unanimité sur l’intérêt de garder la commission finances car il paraît important d’être 2 parents en plus de Mathieu.
• – Demander à chaque commission de faire un bilan, et de réfléchir au bon nombre de familles par commission.

 

5 – Fonctionnement associatif :

– propositions de dates pour les réunions et CA de l’année 2017-2018

– inscriptions : il ne reste qu’1 enfant moyen à recruter

– prochain CA : répartition des rôles de chaque membre du CA

– réflexion à mener sur les formes des réunions pour éviter l’absentéisme et réinvestir chaque commission. Par exemple : faire passer le CA en dernier, après le retour de chaque commission ; faire un rappel à la rentrée sur les attendus de chaque commission à chaque réunion ; idée d’avoir un thème à chaque réunion pour relancer le projet pédagogique : en reparler régulièrement.

– intégration des nouvelles familles : idée de parrainages lors de la matinée d’accueil ?

6 – Les actions à mener liées à cette réunion :

 Faire une petite étude de prix pour acheter une nouvelle étuve :

=> Valérie

 Mise à jour du compteur d’eau :

=> trouver une personne pour relayer Dominique !

 Prendre les mesures pour l’installation de la nouvelle structure de jeux

=>Sophie : mesurer la structure

=> Tous : mesurer l’espacement entre les ouvertures à la crèche.

 Demander à chaque com de faire un bilan de sa com

=>Sophie/ Laurent : lors de la prochaine réunion asso

 Établissement du CR et de la synthèse

=> Olivia

Le prochain CA se tiendra le 4 juillet 2017.

 

La réunion de CA s’est déroulée le jeudi 11 mai au soir. Le plan du compte rendu de réunion sera calqué sur les différents points abordés dans l’ordre du jour et précédé d’une fiche de synthèse diffusée également aux salariés via un affichage :

 

Personnes membres du CA présentes :

• Etienne (Joséphine)
• Anna Lisa (Lou)
• Laurent (Gabin)
• Valérie (Malo)
• Sophie (Iris)
• Pauline (Léomée et Piola)
• Olivia (Ilya)
• Gaelle (Katell)
• Yvan (Ysée)

Invités :

• Nathalie (Gaspard)
• Gabriela (Elaïa)
• Magali (Juliette)
• Perrine (Romain)
• Mathieu : directeur

Synthèse : L’essentiel à lire… CA du 11/05/2017.

Principales informations eues au cours de ce CA :

 Khaira a été embauchée sur le poste de cuisine (CDD sans terme précis) jusqu’au retour d’Aida de son arrêt maladie. Elle a débutée le 12 mai après avoir fait 2 jours de doublon avec Rafael (le père de Pablo). L’alternative des plateaux repas est donc évitée !

 Aminata sera en congé maternité à partir de la fin du mois de juin. Pour le moment, la mission locale n’a aucune personne à nous présenter correspondant au profil pour son remplacement.

 Jennifer remplace Carine, Mélodie remplace Aminata.

 L’équipe est en nombre restreint ces jours ci et se mobilise fortement pour assurer l’ouverture de la crèche (journée continue, heures supplémentaires…). Parents, si vous avez la possibilité de diminuer le temps de garde de vos enfants, un petit coup de pouce serait bienvenu !

 Répartitions des postes du CA :

Présidente : Sophie (Iris), Vice Président : Laurent (Gabin), Secrétaire : Olivia (Ilya),

Trésorière : Valérie (Malo).

Administrateurs : Etienne (Joséphine), Pauline (Léomée et Piola), Yvan (Ysée), Anna Lisa (Lou), Gaelle (Katell).

Membre d’honneur : Nathalie (Gaspard)

Le prochain CA se tiendra le 8 juin 2017.

1 – Ressources Humaines:

Absence d’Aida :

Mathieu a reçu deux personnes en entretien pour effectuer le remplacement d’Aida jusqu’à son retour d’arrêt maladie (CDD sans terme précis). La personne retenue s’appelle Khaira et a déjà de l’expérience en cuisine. Elle a effectué 2 jours en doublon avec Rafael (le papa de Pablo) pour effectuer la passation et débute seule vendredi 12 mai. L’alternative des plateaux repas est donc évitée !

Absence d’Aminata :

Mélodie remplace Aminata pendant son arrêt maladie (prévu jusqu’au 19 mai). Ensuite, en ce qui concerne le remplacement de son congé maternité à partir du mois de juin, l’association est à la recherche d’une personne éligible pour un contrat d’avenir pour 3 ans qui pourrait débuter à la fin du mois de mai. Cependant, Mathieu a contacté la mission locale et pour le moment, il n’y a aucune personne qui corresponde au profil. Nous devons donc attendre fin juin que la nouvelle promotion de CAP petite enfance diplômés sorte sur le marché.

Nombreuses absences :

D’autres absences sont aussi à répertorier : Nathalie et Lucille sont absentes pour maladie pour quelques jours. Frédérique est absente pour congés prévus de longue date. L’équipe est donc en nombre très restreint et se mobilise fortement pour assurer l’ouverture de la crèche (journée continue, heures supplémentaires…). Parents, si vous avez la possibilité de diminuer vos horaires de garde, un petit coup de pouce serait bienvenu !

2 – Rôle du CA/membres du bureau :

Missions du CA :

Le Conseil d’Administration est l’instance représentative de l’assemblée parentale mais il est important que l’instance décisionnaire reste l’assemblée parentale en elle même. Le CA a pour rôle de se positionner sur des questions courantes ne pouvant pas attendre le rassemblement de l’assemblée parentale, mais surtout il est responsable d’animer les débats, et la vie active de l’association, en préparant les thèmes, débroussaillant les problématiques, et proposant diverses solutions afin que l’assemblée parentale puisse se positionner, en connaissance de cause.

Rôle du (de la) trésorier (ère):

Le trésorier est responsable du virement des salaires tous les mois. Il s’occupe de la gestion, du suivi de la trésorerie, en collaboration avec le directeur. Il assure un regard extérieur sur les comptes de l’association.

Rôle du (de la) secrétaire :

Il rédige les procès verbaux des Assemblées Générales. Il rédige les comptes rendus des réunions associatives et de CA et les fait parvenir à l’ensemble des parents. Il affiche aussi une synthèse destinée à informer les salariés du contenu des réunions. Il envoie les convocations au minimum 15 jours avant les Assemblées Générales ou les Assemblées Générales Extraordinaires. Il s’assure de la bonne mise à jour des différents registres.

Rôle du (de la) président (e) :

Le président représente l’association dans tous les actes de la vie civile : devant les administrations, devant les partenaires de l’association, devant le public. Il représente aussi l’association devant la justice. Le président est le coordinateur de l’association. Il signe les différents contrats.

Tâches régulières : Il est responsable de la préparation et de l’animation des réunions associatives et des réunions du conseil d’administration. Il établi les ordres du jour des réunions. Il s’assure de la transmission des informations dans les commissions. Il fait des points réguliers sur la vie de l’association avec le directeur. Il rédige l’édito de la feuille de chou. Et surtout, il est responsable d’entretenir les liens entre le CA, l’équipe de salariés et l’ensemble des parents.

Tâches ponctuelles : Il rédige le bilan moral en vue de l’Assemblée Générale. Il prépare le planning annuel des réunions en collaboration avec les autres membres du CA. Il propose un planning annuel des congés de la crèche, en accord avec les souhaits de l’équipe, qui est ensuite validé par l’Assemblée Parentale. Il s’assure de la bonne mise à jour des signatures auprès de la préfecture. Il prépare et anime la matinée d’accueil des nouvelles familles en septembre.

3 Répartitions des différents postes du CA :

• Secrétaire : Olivia (Ilya)
• Trésorière : Valérie (Malo)
• Présidente : Sophie (Iris)
• Vice Président : Laurent (Gabin)
• Administrateurs : Etienne (Joséphine), Pauline (Léomée et Piola), Yvan (Ysée), Anna Lisa
• (Lou), Gaelle (Katell).

Membre d’honneur : Nathalie (Gaspard)

4 – Divers mais important :

Gaelle (Katell) a eu un contact avec un boucher qui pourrait convenir au besoin de la crèche. Il s’agit de la ferme Cassar (ils sont situés dans le Tarn). Ils élèvent les animaux et transforment la viande sur place. Ils vendent du bœuf et du veau bio et le porc est élevé de manière très raisonné. Ils cultivent eux même les céréales qu’ils donnent à leurs animaux. Ils possèdent l’agrément pour servir des collectivités car ils fournissent déjà l’école de la Calandreta de Garoneta. Et ils livrent sur Toulouse tous les mardis en fin de matinée. Ils sont d’accord pour venir livrer à la crèche aussi. Les commandes peuvent se passer par téléphone ou par mail le vendredi ou le samedi pour la livraison du mardi. Ils sont prêts à débuter tout de suite si nous le souhaitons.

Cette information va être transmise à la commission cuisine pour voir si cette option convient.

5 –Feuille de route du CA pour l’année 2017/2018

Différentes réflexions et actions sont en cours et devront être abordées dans cette nouvelle année associative qui débute :

• – En juin : Décision en ce qui concerne le poste de cuisine. Trois options seront proposées.
• – En juin : Décision en ce qui concerne le remplacement du congé maternité d’Aminata.
• – En juillet : fixer la date et préparer la matinée d’accueil de septembre.
• – Anticiper et préparer le départ à la retraite de Marie Françoise prévu en décembre 2017.
• – Fixer le rdv CAF/Mairie/DLA en septembre.
• – En septembre : Positionnement à propos de la RIS des salariés.
• – En octobre : validation du prévisionnel 2018.
• – En novembre : fixation du montant de la prime de fin d’année.
• – En novembre : renouvellement du contrat de Shukri.
• – En 2018 : préparation de l’Assemblée Générale, clôture des comptes de l’association.

6 – Les actions à mener liées à cette réunion :

 Mise à jour du compteur d’eau, en cours.

=Dominique (Ysée)

 Mise à jour des signatures et envoi du PV de l’AG à la préfecture

Sophie : présidente (Iris) et Mathieu : directeur.

 Établissement du CR et de la synthèse

Gaëlle (Katell)

Le prochain CA se tiendra le 8 juin 2017.